آیا میتوانیم ارتباطات دوستانه مفیدی در محیط کار بسازیم؟
وضعیت ارتباط در محیط کار در سال ۲۰۲۴
آیا در محل کار کسی را دارید که در سختیها و شادیها بتوانید روی او حساب کنید؟ کسی که بتوانید درباره چیزی با او گله کنید یا پس از رسیدن به اهداف تیمی با او جشن بگیرید؟
این جوهره یک ارتباط مثبت در محیط کار است، یک دوستی متقابل و حمایتی بین دو یا چند نفر. این روابط ممکن است تنها در محدوده کار وجود داشته باشند، در ناهارهای تیمی، کانالهای اشتراکی سازمان، اتاق استراحت و تماسهای زوم و… . اما غیرمعمول نیست که دوستیهای کاری فراتر از دفتر کار هم شکوفا شوند. به عنوان مثال نظرسنجی American Perspectives محیط کار را به عنوان بهترین منبع برای یافتن دوستان جدید معرفی میکند، جلوتر از مدرسه، محلههای محلی، مکانهای عبادت یا شبکههای اجتماعی موجود.
با این حال، روابط کاری میتوانند پیچیده باشند، با تیمها، رتبهها، سنین و جنسیتهای مختلف که پویایی روابط کاری و اجتماعی را افزایش میدهند. برای درک بهتر ارتباطات در محیط کار، Nectar اخیراً از ۸۰۰ کارمند تماموقت در ایالات متحده نظرسنجی کرده است.
جفری هال، یک استاد ارتباطات، دریافته است که:
- ۵۰ ساعت طول میکشد تا از آشنایی به دوست معمولی تبدیل شوید.
- ۹۰ ساعت طول میکشد تا از دوست معمولی به دوست عادی تبدیل شوید.
- ۲۰۰ ساعت طول میکشد تا از دوست عادی به دوست نزدیک تبدیل شوید.
به طور متوسط، ۲۰۰ ساعت طول میکشد تا از یک دوست عادی به یک دوست نزدیک برسید. یک کارمند به طور متوسط در طول عمر خود ۸۱۳۹۶ ساعت را در محل کار میگذراند، بنابراین منطقی است که بسیاری از روابط نزدیک در محیط کار رخ دهند.
محدود کردن ارتباطات کاری به کسانی که در تیم شما کار میکنند ضروری نیست. نظرسنجی ما نشان میدهد که:
- ۴۲.۲۵٪ روزانه با کسی خارج از تیم خود صحبت میکنند.
- ۴۳.۱۳٪ هفتگی با همکاران در بخشهای مجاور صحبت میکنند.
- ۸۵.۳۸٪ از کارگران به طور منظم با کسی خارج از بخش خود صحبت میکنند.
به عنوان مثال، جو، مدیر فروش، با تیم بازاریابی برای توسعه مطالعات موردی و محتوای متمرکز بر فروش کار میکند. او همچنین با تیم موفقیت مشتری ارتباط برقرار میکند تا مطمئن شود به اندازه کافی به مشتریان جدید اهمیت داده میشود. دوستی با هر دو تیم به جو کمک میکند کار خود را بهتر انجام دهد و او همچنین از رفاقتی که روزش را روشن میکند، خوشحالتر است.
روابط بینبخشی از ایجاد سیلوهای کاری جلوگیری میکند
البته ایجاد پل بین تیمها همیشه ساده نیست. تحقیقات EConsultancy نشان میدهد که ۴۰٪ از کارمندان احساس میکنند همکاران در بخشهای دیگر از آنها حمایت نمیکنند و حتی برنامههای خود را دارند. بدون روابط قوی بینبخشی، خطر سیلو شدن تیمها افزایش مییابد. این دیوارهای سیلو یک ذهنیت «ما و آنها» ایجاد میکنند که میتواند به رقابت داخلی و تنشهای سیاسی منجر شود. این موضوع برای بیش از ۱ در ۲۰ از پاسخدهندگان نظرسنجی نکتار هم نوعی تهدید است، زیرا:
- ۵.۱۵٪ هرگز با کسی خارج از تیم خود صحبت نمیکنند.
- ۱.۱۳٪ فقط فرصت پیوند بینبخشی سالانه دارند.
شادی بیشتر در کار
مطالعات نشان میدهد که وقتی کارمندان در کنار دوستان خود کار میکنند به شغل خود متعهدتر هستند و از ارتباطات بهتری در تیم برخوردارند. این احساسات ارتباط اجتماعی وقوع اضطراب و افسردگی را کاهش میدهد و خروجی و رضایت کلی را افزایش میدهد.
کریستوفر ویسکوسو، یک استاد دانشگاه در این باره میگوید: «شما بیشتر عمر خود را در کار میگذرانید، و ما انسان هستیم. به طور طبیعی، ما اجتماعی میشویم و با همکاران خود ارتباط برقرار میکنیم (برخی عمیق، برخی سطحی).»
- ۶۹.۵٪ از کارمندان اگر ارتباطات عمیقتری با همکاران خود داشتند، شادتر بودند.
- بیش از دو سوم از کارمندان در نظرسنجی Nectar تأیید میکنند که میخواهند فراتر از تعاملات سطحی با همکاران خود بروند.
- ۷۳.۸۸٪ از کارگران مرد و ۶۵.۵۶٪ از زنان اشتیاق به پیوندهای معنادارتر با همکاران کاری دارند.
تفاوتهای چشمگیری بین نسلها:
- ۸۰.۹۵٪ از افراد ۱۸-۲۴ ساله با افزایش ارتباط خوشحالتر میشدند.
- تنها ۴۷.۳۰٪ از افراد بالای ۵۴ سال همین احساس را دارند.
تفاوتهای درآمدی و تحصیلی:
- ۸۵٪ از فارغالتحصیلان تحصیلات تکمیلی و ۷۱.۴۷٪ از فارغالتحصیلان دانشگاهی خواهان روابط معنادار در محیط کار هستند، در مقایسه با ۵۷.۲۲٪ از کارمندانی که دیپلم دبیرستان دارند.
- ۸۲.۶۹٪ از افرادی که بیش از ۱۰۰ هزار دلار درآمد دارند، با دوستیهای عمیق و معنادار با همکاران خوشحالتر میشوند، در مقایسه با تنها ۵۵.۰۳٪ از افرادی که بین ۲۵,۰۰۰ تا ۴۹,۹۹۹ دلار درآمد دارند.
از جلسات یک به یک تا جلسات سراسری شرکت
ما میخواستیم بفهمیم که پاسخدهندگان نظرسنجی چند وقت یکبار به انواع جلسات رایج مانند جلسات یک به یک، جلسات بخش و جلسات سراسری شرکت دسترسی دارند. تجربه با هر نوع جلسه متفاوت بود. برای مثال، در حالی که جلسات یک به یک و جلسات بخش معمولاً هفتهای یک بار اتفاق میافتند، جلسات سراسری شرکت معمولاً ماهانه برگزار میشوند.
- ۳۶.۶۳٪ از کارمندان جلسات یک به یک هفتگی با مدیر خود دارند.
- ۴۲.۵٪ از جلسات دپارتمانها به صورت هفتگی برگزار میشود.
- ۳۱.۵٪ از کارکنان جلسات ماهانه شرکت دارند.
نکات کلیدی:
جلسات یک به یک: مدیران با برگزاری جلسات یک به یک، میتوانند به طور فعال به کارمندان خود گوش دهند، ارتباطات شخصی بسازند و چالشها را بررسی کنند.
جلسات تیمی: جلسات منظم تیمی برای تعیین لحن روابط کاری و ایجاد فرهنگ همکاری اساسی هستند. آنها به اعضای تیم اجازه میدهند ایدهها، موفقیتهای کسبوکار، چالشها و اخبار را به اشتراک بگذارند در حالی که احساس ارتباط و بخشی از چیزی بزرگتر از نقش خود دارند.
مثال:
آنتریاس کوتیس، مدیر اداری در Financer، بازگو میکند:
«در شغل قبلیام، ما تصمیم گرفتیم که در جلسات تیمی موفقیتهای یکدیگر را برجسته کنیم. ما نوبتی دستاوردهای هفته گذشته را به اشتراک میگذاشتیم، مهم نبود که چقدر کوچک بودند. این جو مثبت و حمایتی ایجاد کرد که همه را تشویق میکرد به سوی اهداف خود تلاش کنند. هرگاه کسی با پروژهای مشکل داشت، سعی میکردیم چیز مثبتی در مورد پیشرفت او بگوییم. این به تقویت روحیه و ایجاد حس رفاقت کمک کرد. با جشن گرفتن موفقیتهای یکدیگر و یافتن خوبی در موقعیتهای چالشبرانگیز، توانستیم روابط عمیقتر و معنادارتری با همکاران خود بسازیم.»
در نظرسنجی Nectar، بیش از نیمی از تیمها حداقل یک بار در هفته ملاقات میکنند، اما ۲۲.۳۸٪ چهار بار در سال یا کمتر، اگر اصلاً، ملاقات میکنند.
آیا زنان، جلسات مهم را از دست میدهند؟
هنگامی که بیشتر به آمار جلسات پرداختیم، یک روند مشخص توجه ما را جلب کرد. پاسخدهندگان زن بسیار بیشتر از همتایان مرد خود گزارش دادهاند که هرگز به این جلسات دسترسی نداشتهاند. در بیشتر دستهبندیها، زنان دو برابر بیشتر احتمال دارد که به جلسات دسترسی نداشته باشند. این بدان معناست که بسیاری از زنان از فرصتهای همسویی که در جلسات کاری درباره آنها بحث شده، بیبهره میمانند. همانطور که شرکتها این آمار را بررسی میکنند، ضروری است که اطمینان حاصل شود کارکنان از هر دو جنس به جلساتی که تجربه کاری آنها را بهبود میبخشد، دسترسی یکسانی دارند.
نکات کلیدی:
- زنان بیشتر احتمال دارد که از انواع رایج جلسات مانند جلسات یک به یک، جلسات دپارتمانی و جلسات همگانی شرکت بیبهره بمانند.
- اطمینان از دسترسی برابر زنان و مردان به جلسات مهم سازمانی برای بهبود تجربه کاری همه کارکنان ضروری است.
سازمانها در تلاشاند تا فرهنگی قوی در شرکت خود بسازند، نه تنها به این دلیل که ۹۳.۵٪ از کارکنان در صورت وجود فرهنگ عالی حداقل پنج سال در شرکت میمانند. اما این فرهنگ چگونه است؟ اساتید کسبوکار رابرت کوئین و کیم کامرون چهارچوبی چهار بخشی برای ارزیابی فرهنگ طراحی کردهاند که شامل موارد زیر است:
- فرهنگ آدکراسی: تمرکز بر پویایی، نوآوری و رشد کسبوکار.
- فرهنگ قبیلهای: تمرکز درونی بر ساخت تیم و همکاری، با فرهنگ حمایتی و دوستیهای نزدیک.
- فرهنگ سلسلهمراتبی: تمرکز درونی بر فرایندها، عملیات و پیشبینیپذیری.
- فرهنگ بازار: تمرکز بیرونی، واکنش به نقاط قوت صنعت و ثبات بازار.
در میان این چهار بخش، ارتباطات محیط کاری بهطور قاطع در بخش “فرهنگ قبیلهای” مدل فرهنگ سازمانی آنها قرار میگیرد. نتایج نظرسنجی Nectar نشان میدهد که کارکنان با این حوزه همذاتپنداری میکنند:
- ۳۷.۲۵٪ از پاسخدهندگان ارتباطات را «بسیار مهم» برای فرهنگ شرکتی میدانند.
- ۴۰.۳۸٪ انتخاب کردند که ارتباطات «مهم» است.
اکثر کارکنان ارتباط با همکاران را برای دستیابی به یک فرهنگ شرکتی عالی مهم یا بسیار مهم میدانند. تفاوت نسبتاً کمی بین مردان و زنان در انتخاب این دستهها وجود دارد. با این حال، افرادی که بیش از ۱۰۰ هزار دلار درآمد دارند، ۲۰٪ بیشتر احتمال دارد که این دو دسته را انتخاب کنند، در مقایسه با کسانی که بین ۲۵,۰۰۰ تا ۴۹,۹۹۹ دلار درآمد دارند.
۵ نکته برای ساختن جامعه و همبستگی در محیط کار
واضح است که ارتباطات محیط کار اهمیت دارند. پس سازمانها چگونه میتوانند این روابط را در طول زمان تشویق کنند؟ این پنج روش را امتحان کنید:
ایجاد سیستم دوستی
دوره شروع به کار میتواند دورهای تنهایی باشد. از کارکنان حمایت کنید تا با تطبیق دادن آنها با یک همکار فعلی جایگاه خود را پیدا کنند. این “دوست” میتواند تازهوارد را با تیم آشنا کند و به عنوان مرجع کمک برای هر چیزی که نیاز به حمایت دارد، عمل کند.
مثال: اسکات آدامز، مدیر تجربه کارکنان، نحوه کارکرد این سیستم برای تازهواردان در مایکروسافت را توضیح میدهد:
شروع به کار به شما فرصت فراوانی میدهد تا درباره مایکروسافت بیاموزید و با تیم خود ارتباط برقرار کنید. شما یک دوست شروع به کار خواهید داشت و فرصت یافتن یک یا چند مربی را خواهید داشت. شما وارد محیطی خواهید شد که همه افراد هدف ما را برای توانمندسازی همه افراد و سازمانها در سراسر جهان به اشتراک میگذارند. شما با افرادی روبرو خواهید شد که میخواهند شما موفق شوید و به شما کمک خواهند کرد که موفق شوید. شما خواهید آموخت و تشویق خواهید شد که یاد بگیرید.
یادگیری مبتنی بر گروه
یادگیری اجتماعی مفهومی است که توسط روانشناس آلبرت بندورا محبوب شده است، که تشخیص داد یادگیری در محیطهای مشارکتی بسیار مؤثر است. هنگامی که یادگیرندگان رفتار دیگران را مشاهده میکنند، آنها را تقلید میکنند و نکات مورد علاقه را بحث میکنند، این اشتراکگذاری دانش عملکرد سازمان را افزایش میدهد.
اندریا جی میلر، مدیرعامل شرکت LeadWell، پیشنهاد میکند:
«در این محیطها، افراد برای یادگیری موضوعاتی که برایشان اهمیت دارد دور هم جمع میشوند. آنها اطلاعات را بحث میکنند، ایدههای خود را به اشتراک میگذارند و امیدوارند مهارتهای جدیدی را با هم یاد بگیرند. این چندین مزیت دارد. اول، میتواند بدون مرز باشد. همچنین میتواند تیمها را نوآورتر و مشارکتیتر کند، زیرا آنها حول ایدههای مشترک گرد هم میآیند. یادگیری مبتنی بر گروه باعث تقویت تعامل اجتماعی، ارتباط و احساس تعلق به یک جامعه میشود. تحقیقات نشان میدهد که این امر میتواند منجر به افزایش رضایت، تعامل بیشتر و نگهداشت کارکنان شود.»
نکته عملی: کارگاهها و جلسات آموزشی کوچک را ترتیب دهید که بر موضوعات، مهارتها یا پروژههای خاص متمرکز باشند. شرکتکنندگان را به صورت جفت گروهبندی کنید و از آنها بخواهید که همکاری کرده و روابط برقرار کنند.
سرمایهگذاری در تیمسازی
روابط قوی بین همکاران باعث میشود تیمها بهطور کارآمدتر کار کنند. تیمهای شما حلکنندگان بهتر مشکلات خواهند بود و بیشتر به یکدیگر متکی خواهند بود و از هم کمک خواهند گرفت.
مطالعهای توسط جسیکا مثوت از دانشگاه راتگرز:
«داشتن تعداد زیادی از همکارانی که بهتدریج تبدیل به دوستان شدند، بهطور قابل توجهی عملکرد کارکنان را بهبود بخشید، همانطور که توسط سرپرستان آنها ارزیابی شد.»
راهکار عملی: در فعالیتهای منظم تیمسازی سرمایهگذاری کنید و از روشهای یخشکن برای شکستن موانع و پرورش دوستیهای محیط کاری استفاده کنید.
بریتنی سیمپسون، مدیر عملیات منابع انسانی در Walker Miller Energy Services، توصیه میکند:
«یکی از راههای تشویق به ارتباطات عمیقتر با همکاران، فراهم کردن فرصتهایی برای تعامل اجتماعی خارج از فعالیتهای کاری است. این میتواند شامل رویدادهای اجتماعی، فعالیتهای تیمسازی یا فرصتهای داوطلبانه باشد. با ایجاد فرصتهایی برای تعامل کارکنان در محیطهای غیررسمی، میتوانید حس جامعه و همبستگی را در میان اعضای تیم تقویت کنید.»
تشویق کارکنان به ساختن شبکههای ارتباطی خود
همه کارکنان با هم کنار نمیآیند و مدیران و تیمهای منابع انسانی تنها تا حدی میتوانند به مردم کمک کنند تا دوستان خود را پیدا کنند. بهترین راه؟ کارکنان را تشویق کنید که شبکههای حمایتی خود را بهطور طبیعی بسازند، که بسته به نیازها و شخصیتهای فردی آنها متفاوت خواهد بود.
اتصالات معنادار در شبکه کارکنان ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- اعضای تیم: تعاملات روزانه بین همکاران در پروژهها و بار کاری مشابه.
- مدیر: حمایتهای محرمانه و منابع شغلی از سوی سرپرست.
- مربیها: مشاورههای توسعه شغلی از سوی حرفهایهای با تجربه.
- دوست شروع به کار: خوشآمدگویی گرم از سوی یک همکار باتجربه که محیط کار را میشناسد.
- همکاران بخشهای مجاور: روابط با همکاران خارج از تیم به دلایل اجتماعی یا برای گسترش شبکه حرفهای.
- شرکای تجاری: تماس با فروشندگان ثالث، که منجر به روابط قویتر و درک بهتر از خدمات آنها میشود.
- اعضای ERG: گروههای منابع کارکنان که درهای ارتباط با کارکنانی با علاقههای مشترک را باز میکنند.
جشن گرفتن موفقیتها
روابط مثبت کاری یکی از انسانیترین تعاملات را به همراه دارد: تحسین. وقتی همکاران ما موفق میشوند، میخواهیم تبریک صمیمانهای ارائه دهیم. این کار بهطور عمومی یکی از بهترین راهها برای به رسمیت شناختن و پاداش دادن به کارکنان برای تلاشهایشان است.
آمار مهم:
- ۸۳.۶٪ از کارکنان احساس میکنند که قدردانی، انگیزه آنها برای موفقیت در کار را افزایش میدهد.
- ۷۷.۹٪ از کارکنان میگویند که اگر کارفرمایشان آنها را بیشتر قدردانی کند، بهرهوری بیشتری خواهند داشت.
- ۸۱.۹٪ موافقند که قدردانی از مشارکتها، درگیری کارکنان را بهبود میبخشد.
با وجود تمامی مزایای ارتباطات دوستانه در محیط کار، این نوع روابط میتواند چالشهایی نیز به همراه داشته باشد، از جمله تضاد منافع، عدم بیطرفی و ایجاد احساس جانبداری، عدم ارائه بازخوردهای صادقانه، تداخل مسائل کاری و شخصی و حتی احتمال سوءاستفاده از اعتماد و…
درصورتی که مرزهای حرفهای در این ارتباطات نادیده گرفته شود، ممکن است این روابط آسیبزا شوند.
بنابراین، با وجود این معایب احتمالی در روابط دوستانه محیط کار، نمیتوانیم از نیاز اساسی انسان به برقراری ارتباطات اجتماعی چشمپوشی کنیم. ضروری است که افراد و سازمانها تعادلی مناسب میان روابط دوستانه و حرفهای ایجاد کنند تا ضمن بهرهمندی از مزایای این روابط، از بروز چالشهای احتمالی نیز جلوگیری کنند.
از این رو، با توجه به چالشهای ممکن، بهتر است از طریق گفتوگوهای منطقی با همکاران، مرزهای روابط دوستانه را در محیط کار مشخص و تعریف کنیم تا بتوانیم کنترل بهتری بر این روابط داشته باشیم.
بدون دیدگاه